免责声明
本篇内容是我自己针对 GitLab 出品的《如何管理远程团队》系列课程第一周的学习笔记的中文翻译版，内容所有权归课程出品方所有。我不生产知识，我只是知识的搬运工。
第一课：关于远程工作
组织性准备工作
建立远程领导团队
- 具有远程工作经验的专家
- 记录沟通过程和挑战
- 通过指派直接责任人（DRI，Directly Responsible Individuals）来解决问题
- 让你的高管团队做好远程工作的准备
建立远程基础设施
- 哪些环节会出现脱节？
- 哪些方面的沟通会出现障碍？
- 哪些方面会令团队产生疑惑？
- 哪些工具可以在全员远程的团队中继续使用？
- 哪些工具可以帮助建立全员远程的团队？
- 审查会议工具
- 进行安全审核
- 建立 Handbook
- 初始形态可以比较简单，但是必须从一开始就有相关意识
- 在公司内无障碍地分享（任何人都可以查看所有内容）
- 允许团队中任何一个成员对其进行内容更新
- 考虑将最佳实践以文档的形式记录
- 需要版本控制
- 需要协作编辑
- 确保内容不过时
建立沟通计划
- 咨询人力资源
- 沟通渠道必须是公开透明的
- 沟通手段必须是一致的
- 鼓励非正式的互动
- 为成员之间的闲聊创建条件
- 拥抱较小的改动和开放的交流
- 推动变更
- 为循序渐进的变更做好准备
第二课：建立团队
全球化招聘
- 从两方面提供便利
- 更加透明的工作机会
- 使得公司信息更加容易被发现
- 法律法规的注意事项
- GitLab 实体：允许直接被 GitLab Inc、BV、LTD、GmbH、PTY 或者 Federal 雇佣的个人
- 专业雇主组织（PEO，Professional Employer Organization）
- 公对公或独立承包
招聘远程岗位
- 与具有远程工作招聘经验的专员协作
- 专注于价值观，而不是文化适应
- 与候选人分享团队的价值观
- 不要寻找想与之交往的候选人
- 关注与团队价值观产生共鸣的人
- 团队成员应该为团队文化增添色彩而不是被迫适应
- 新入职的员工是否需要具有远程工作的经验？
- 如果他们之前的经历很糟糕，该如何应对？
- 寻找可以独立工作的人
- 专注于自我驱动
- 避免使用微观管理或需要被微观管理的人
- 寻找沟通能力强的人
- 书面交流
- 视频或语音交流
- 能够简洁明了地进行表达
- 面试形式
- 避免小组访谈
- 理想状态下，选择一对一视频通话
- 为面试官和候选人都做好准备
面试问题样本
这里列出一些可以帮助评估候选人是否已经为远程工作做好准备的面试问题样本。请务必牢记，这些问题并没有“正确”或“错误”的答案，而有些没有尝试过远程工作的候选人也可能在分布式工作环境下具有非常出彩的表现。
- 为什么你希望在家或在第三方环境（如：共享办公室）办公？
- 是否有过与分布式团队协作的经历？体验怎么样？即使不是真正意义上的远程办公，也可以举一些在旅行中或者是和不同地区的同事、同学完成某个项目的例子。
- 为了确保能够在远程环境下进行有效的沟通，你都尝试过哪些方法或者实践？
- 你是如何结束一天的工作，并从工作状态切换出来的？
- 举一例说明当你发现某个可以改进流程的机会时，你是如何与领导团队沟通的。
- 你是否有过在没有直接监督的情况下独立完成日常工作的经历？
- 你使用过哪些策略、工具、惯例或工作流确保达成每天的工作目标？
- 在远程办公时，有哪些你曾经挣扎过或者你认为会遇到的问题，以及你打算如何应对这些问题？
- 是什么让你觉得远程办公比在传统的办公室办公更令人激动？
- 如果你发现需要获得某位同事的协作才能完成某项工作，但这位同事生活在另一个时区且此刻并不在线，你会怎么做？
远程岗位定制
学习目标：理解分布式职工群体的招聘和入职流程上的不同
在团队转型到完全的远程环境过程中，团队成员的组成也会随之变化。这里列出一些在构建远程团队时会遇到的变更。
首先，就是你的人力资源团队 — 负责 HR、招聘、入职和行政等等的人员大概率都会增加。主要原因可能是因为需要覆盖多个地区的工作，但是一般来说，在非传统办公室环境下成员会需要更多企业方面的支持和信息提供。此外，远程办公打破并颠覆了许多关于传统人力资源管理的期望。
IT 和业务团队的人数也会增加。更多的时间和想法会用于工具、数据和系统上的计划、供应、控制和管理。安全培训将受到重点关注。在远程工作中，对健壮的业务指标有更强烈的需求。由于事务的增加，需要为这些团队中增加人员和角色做好准备。
同时，团队中的某些方面的需求可能会减少。最明显的就是不再要求与办公室相关的人身安全和设备维护。在管理层面的需求也会随之减少，例如：专注于员工监督的角色。在远程工作中，即不可能也不建议对员工进行考勤和监督。正如我们会在之后的课程中进行讨论的那样，重点应当放在结果和产出上。 建立信任文化还意味着避免微观管理和监督。
最后，部分员工在办公室而另一部分员工不在办公室的混合远程团队应当怎样做呢？尽管我们不建议使用此模型，但是如果您决定实施该模型，请务必确保单个团队的所有成员都是全远程的或全在办公室的。如果团队成员具有统一的体验，则有助于防止混合远程结构引起的某些不满。
第三课：工作环境
重新思考工作空间
有效工作空间的基本要素是什么？
- 专注能力
- 可以构建封闭环境的空间
- 合理的降噪控制
- 人体工程学与舒适度
- 适当的设备
- 自然光
- 温度控制
- 哪些是非必要的？
- 专门的办公大楼
- 一直使用相同的空间
- 赋予灵活工作的能力
- 旅行津贴
- 共享办公会员
- 异步工作流程
远程入职
使之有效
- 提供充足的入职时间：一到两周
- 在这段时间内分配尽量少的工作
入职要点
- 组织入职
- 员工福利
- 工资薪水
- 帮助渠道
- 员工手册与守则
- 绩效期望
- 职业发展
- 自主工作入职
- 入职时需要有自主完成的任务
- 分配各种任务来发展技能
- 对所有管理岗位的人员进行管理培训
- 远程管理需要整个组织具有高效和统一的手段
- 技术入职
- 在新员工入职第一天之前完成准备工作
- 将流程标准化
- 在入职期间遵守安全实践
- 至少保留半天用于技术配置
- 使用项目管理工作来确保合规
- 根据招聘情况自定义入职
- 角色
- 地理位置
- 就业情况
- 安全访问
- 包容性入职
- 人们不需要刻意寻求帮助
- 根据员工的意愿提供工作需求上的报销
- 社交入职
- 可以在第一天就开始
- 举行非正式的欢迎会议
- 为新员工模拟预期的行为
- 社交入职需要持续至少一个月
- 鼓励在工作时间进行非正式的互动
- 文化训练
- 与新员工交流组织价值观
- 有明确的期望
- 要求新员工承认文化信息
- 入职伙伴
- 问题解答
- 提供帮助
- 提供背景
- 鼓励团队成员全力以赴
- 工作不能取代社交或家庭的地位，但团队成员应当乐于分享他们的兴趣爱好
人员和 HR 最佳实践的其它注意事项
学习目标：了解分布式团队的招聘和入职差异
当跨国团队在远程工作时，支持该团队的基本功能不会改变，但某些细节会改变。 如果您要从同一环境或办公室环境过渡到分布式环境，则需要在策略上进行许多细微的调整。
请在规划招募、招聘和入职流程时考虑以下几点。 在本课程中，我们将更详细地介绍这些领域。
透明度至关重要
在一个远程、全球化的工作空间，透明地共享信息对于良好的沟通、运营、包容性和文化等等至关重要。各个级别的团队成员都应该能够看到工作是如何进行以及问题是如何解决的。在 GitLab，我们是默认透明的。工作发生在所有团队成员可见的面板上，团队交流被重定向到公开频道以便任何人都可以交流并参与其中。
这里最明显的好处是沟通，我们将在稍后详细讨论，但透明度却鲜为人知。 例如，领导者发布他们的假期时间表并委派他们的工作不仅可以帮助他们的团队知道在领导者不在的情况下可以从哪里访问信息。它还可以模拟预期的行为，鼓励团队成员抽出时间休假，增强个体的决策力。 又例如，寻求职业发展的员工应该能够访问有关如何晋升的信息，并观察被晋升的人和原因。
时区和会议
对于全球化团队来说，安排会议很快就会成为挑战。确保有一套围绕会议安排的解决方案。GitLab 会对大多数团队的会议进行录制，因此任何无法参与会议的人仍然可以查看回放。但是，每个团队成员都应与其主管每周进行一对一的交流。这是通过同步的方式解决问题的重要机会，但同时也为非正式聊天和建立关系创造了空间。
一些远程团队强制执行或实际上已经执行了对工作时间的要求，而其他远程团队则采用异步 24/7 的日程安排。将这些期望编写在您的手册中，并制定计划说明如何围绕工作时间表传达期望。 请牢记，您不能也不应监督出勤情况。 在后续的课程中，我们将讨论使用结果作为度量标准，而不是工作时间。
福利和奖励
远程工作的好处因人而异。 对于许多人来说，在无形中提供了许多生活上的便利。例如，没有通勤和灵活的时间安排。但是，这并不意味着您应该减少应有的福利。如前所述，您应该考虑在基本待遇之上添加一些特定的福利：办公设备或工作空间以及心理健康的福利。这是一份 GitLab 的福利政策。
对每一位员工来说，拥有一个专属的、安全的、符合人体工程学和有效的工作空间是非常基础的诉求。在远程工作中，您无法预测人们的家庭环境。最佳实践是提供他们需要的任何东西：家具、设备、工具或者如果愿意的话甚至可以使用共享办公室。明确说明这一切都是可报销的，并且具有合理的报销上限。例如，GitLab 团队成员允许在不需要批准的情况下在其家庭办公室上花费高达 5000 美元。我们提供了有关设备的建议列表，但允许个人根据喜好购置。
另外提供心理健康支持计划，例如心理辅导。倦怠感和孤独感是远程工作中会遇到的难题，帮助对抗倦怠感的最佳方式就是做好如何应对的知识储备。让人们知道可以在必要时获取具有隐私保护的支持，且在需要之前就告知如何获取此类帮助。
HR 技术栈
人力资源团队将会需要使用各种工具和服务才能有效地完成他们的工作。这里有一份 GitLab 组织的工具使用指南。远程办公仍旧属于一种较新的工作方式，目前没有一种工具或服务可以满足所有需求。但是，使用未经测试的服务可能会导致严重的安全风险。与您的 IT 团队紧密合作，以审核并安全地设置满足您需求的最佳工具，并对个人数据和安全性进行定期审核。值得注意的是，在分布式环境中，您需要专门预留一些时间来进行技术管理。为这个关键过程腾出时间。